¿Cómo encontar ese documento en segundos?

Un problema común en las organizaciones es el tiempo invertido en buscar un documento, el reto se multiplica si se trata de información de meses o años atrás.

El Papel ha sido el medio cotidiano para almacenar información

A veces buscar información en un papel es como buscar "la aguja en el pajar", el dolor de cabeza cotidiano puede llevarle horas o días. un documento en papel es susceptible a pérdida, deterioro o mal archivado. Aunque el personal de la oficina sea muy ordenado hay algo que no se puede evitar del todo: El tiempo.

Papel vs. Gestión Documental

A continuación se enumeran los pasos básicos requeridos para buscar un documento en papel

  1. Después de recibir una llamada telefónica se solicita un documento, se ofrece una pronta respuesta.
  2. Un cliente, proveedor o colaborador pregunta por ese documento horas depués o al día siguiente. Es posible que se requiera devolver llamadas telefónicas (costo de llamada a costo de una mala imagen).
  3. Se accede al archivo de papel para buscar un documento de hace meses o años (puede tomar horas).
  4. El documento se encuentra y debe ser retirado temporalmente para ser duplicado. Temporalmente el documento extraído no está disponible en su lugar, existe posibilidad de ser duplicado incrementando el tiempo y costo.
  5. El documento se copia o se envía por fax o bien se digitaliza por un scanner para enviarse por correo electrónico.
  6. Se archiva nuevamente el documento en un archivo físico. (susceptible a ser mal archivado).

A continuación, los pasos básicos requeridos para buscar un documento en VirtualOffice

  1. Posicionamiento y selección en el árbol de VirtualOffice.
  2. Búsqueda combinada de múltiples criterios (nombre, fecha, monto, ID).
  3. Resultado de búsqueda.
  4. El documento se muestra en VirtualOffice.
  5. Manejo del documento (notas, despliege, avance de páginas).
  6. Distribuya el documento a clientes y colaboradores desde VirtualOffice.

VirtualOffice
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Con VirtualOffice el documento encontrado se envía a múltiples destinos en el mismo momento que es requerido sin levantarse de su escritorio y sin manipular un solo papel.

Tiempo efectivo: 1 a 3 horas.
Distribución del documento:
de 3 a 24 horas.
Tiempo efectivo: 1 minuto o menos
Distribución del documento: de inmediato.

 

 

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