¿Qué es VirtualOffice?

VirtualOffice es un sistema de "Gestión Documental" que permite encontrar rápidamente la información vital de una organización. Esta información puede estar en documentos digitalizados (facturas, cartas, fotos), o ficheros electrónicos (hojas electrónicas o textos procesados).



Con VirtualOffice prepárese a compartir documentos con sus colaboradores sin necesidad de duplicados, compártalos con proveedores y clientes por la red internet (Web Content), haciendo disponible la información desde cualquier parte del mundo, minimizando costos operativos y a su vez incrementando la satisfacción resultante de proveer información en el momento preciso.

¿Qué es Gestión Documental?


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¿Qué Beneficios obtiene con VirtualOffice?

 

Principales Características de VirtualOffice:

Estructura
Los datos y documentos pueden ser localizados por estructura (navegación manual) o por búsquedas o filtros (mediante índices). La estructura puede ser modificada flexiblemente por el Administrador de VirtualOffice.
Búsquedas o Filtros
Permiten utilizar criterios múltiples en una búsqueda combinando índices. Esta característica permite refinar la búsqueda para una mayor precisión de resultados. Por ejemplo se pueden combinar criterios múltiples como: fecha, nombre, monto, etc.
Reportes
El resultado de la búsqueda pueden generarse en MS-Word, MS-Excel y HTML para ser distribuido a modo de resumen o detallado con índices y (documentos adjuntos)attachements dentro del Reporte generado.
Ingreso de Información
La información puede ser ingresada por documentos en diversos formatos ya utilizados por la organización (hojas electrónicas, procesadores de texto) o digitalizadas por un scanner para ser incorporados en la estructura de VirtualOffice.
Distribución
Los Documentos pueden ser distribuidos, pueden ser exportados a formatos no propietarios, impresos, enviados a un servidor de Fax o por correo electrónico desde la misma herramienta la cual se comunica internamente con aplicaciones como Word y Excel.
Acceso Remoto
VirtualOffice permite acceder sus documentos con VirtualContent a través de Internet para ser consultados por un navegador (MS-Internet Explorer). Esta herramienta permite utilizar remotamente los filtros de búsqueda y acceso a documentos sin tener VirtualOffice instalado.
Seguridad
El sistema requiere autenticar al usuario mediante identificación y contraseña (login y password). Cada usuario cuenta con los privilegios operativos establecidos por el Administrador, restringiendo así las operaciones no permitidas por el Administrador del Sistema.

Aplicaciones de VirtualOffice:

· Gestión y publicación de información financiera.

· Documentación técnica y científica

· Informes de empresas / Reportes / Auditoría.

· Expediente Clínico Digital / Imagenología

· Registros bibliográficos / Biblioteca Virtual

· Expedientes de Recursos Humanos

· Archivos fotográficos y de imágenes

· Documentación legal / Contratos

 

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