Gestión Documental

En el contexto actual en que se desenvuelven las diferentes instituciones y organizaciones exige la aplicación de determinados sistemas, métodos, procedimientos y otros instrumentos que respondan a esas expectativas en el área de la gestión de información y documentación.

La Gestión Documental ha surgido como respuesta a la gran proliferación de documentos en las redes, a las necesidades de acceso a ellos y a los entornos de trabajo colaborativos. Asimismo su auge tiene relación con el abaratamiento de dispositivos de almacenamiento y scanners.

Desde Microsoft DOS y las primeras versiones de Microsoft Windows (File Manager), se organiza la información electrónica en repositorios mediante carpetas virtuales.
Hoy día el Explorador de Archivos de Windows.

El primer paso:
"Organización de archivos electrónicos"

Desde la aparición de Microsoft Windows® en los ochentas, se adoptó la estructura por carpetas en la interface de usuario, esta tendencia prevalece al día de hoy con interfaces gráficas mejoradas pero aun bajo el principio de carpetas. Los sistemas de Gestión Documental proveen una estructura navegable pero con la ventaja de su capacidad de indexar en una Base da Datos la información asociada y facilitando herramientas de consulta y distibución.

Las redes, los dispositivos de almacenamiento y el auge de Internet, han ido dejando al papel en segundo plano. Sin embargo, el acceso a la tecnología, no necesariamente dispone del uso de bases de datos que permitan indexar la información. Los documentos pueden estar almacenados electrónicamente, pero sin un 'Gestor Documental', se requiere de tiempo para encontrar la información incluso en su misma computadora.


Gestión Documental como solución de negocio

La reducción en el costo de insumos, el aumento de la productividad, la disponibilidad de la información y mejoras en los tiempos de respuesta. Resumen el ¿porqué? adoptar la Gestión Documental en su negocio.

Cualquiera que sea la actividad, la información es confiada a carpetas que contienen ficheros electrónicos, estén o no disponibles los recursos en la red, en combinación con el archivador tradicional de papel; resumen la forma en que las empresas están habituadas a operar. Este tipo de operación presenta contratiempos muy comunes para todos como:

  • Pérdida de tiempo en archiveros y carpetas.
  • Aumento de costos por constante duplicación, copias.
  • Susceptibilidad a traspapeleo, deterioro o pérdida del documento.
  • No disponibilidad del documento en caso de estar siendo ocupado.
  • No permite multi-clasificar (se ordenan por período, orden alfabético o tipo).

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